Steps 4 Success | BLOG: ¿Cómo abrir una cuenta bancaria para tu Clase Graduanda?



¿Cómo abrir una cuenta bancaria para tu Clase Graduanda?

¿Cómo abrir una cuenta bancaria para tu Clase Graduanda?




El manejo de las clases graduandas y sus actividades relacionadas tienen algunos aspectos sumamente delicados, como lo es el manejo del dinero colectado. Las directivas de padres y estudiantes manejan típicamente miles de dólares, aveces decenas de miles, y es necesario que todas esas transacciones sean lo más transparente posible para los demás padres (y aveces para la administración de la escuela o el colegio). Para ello es necesario un sistema de contabilidad coherente; un sistema de recibos de pagos y gastos; y una cuenta bancaria para depositar absolutamente todo el dinero que se recibe, para que de esta manera haya constancia del recibo del mismo. 

 

De modo que la cuenta bancaria de la Clase Graduanda es una prioridad y debe abrirse tan pronto se realice la primera actividad de recaudación de fondos, recuerden que muchas veces es necesario depositar una cantidad de dinero como parte de la apertura de dicha cuenta. Dado que la directiva de padres estará manejando diferentes pagos a suplidores la cuenta deberá ser de cheques y, aunque no es del todo recomendable, algunas Clases añaden a la cuenta una o varias tarjetas de débito como una opción adicional para realizar pagos. 

 

Antes de ir a cualquier banco, les recomendamos que se comuniquen con al menos 4 o 5 instituciones para que puedan comparar ofertas y escoger una cuenta que no tenga cargos por servicios. Además, deben preguntar cuáles documentos necesitan llevar al momento de abrir dicha cuenta, los documentos que se exigen pueden varias de banco en banco. Algunos de los documentos requeridos pueden ser: la minuta de la reunión donde se formó la directiva, nombres e información personal de los firmantes (como nombre completo, licencia, dirección física y postal), una carta de la escuela o colegio indicando para qué se está abriendo la cuenta y/o otra carta del Comité confirmando la misma información. También, tendrán que establecer cuantas firmas se requerirán en los cheques y cuál es el protocolo necesario para realizar retiros. En sustitución a lo anterior, podrían requerir.

 

Algunas clases graduandas, dada la cantidad de papeleo que requieren los bancos, optan en ocasiones por abrir una cuenta de cheque a nombres de por lo menos 3 padres, quienes serían los firmantes y así ahorrarse los protocolos bancarios. Lo más importante es que dicha cuenta no pueda ser manejada por un solo padre y que los firmantes establezcan por escrito que en el caso de separarse o ser separado de su rol en la clase graduanda deberá renunciar como firmante voluntariamente y ser sustituido por otro padre de la Clase. En síntesis, la clase graduanda debe ir al banco con el dinero recaudado, con 3 padres como mínimo, con los documentos requeridos y preparase para al menos utilizar entre 1 y 2 horas de su tiempo. 

 

Por otro lado, le recomendamos que utilicen la dirección de la escuela o colegio para recibir los estados bancarios si así obtuvieran el permiso para ello. De esta manera la institución escolar mantendrá el documento original, accesible a cualquier padre, y entregará una copia al tesorero. Recuerde que la forma más sencilla de los padres firmantes protegerse es siendo lo más transparentes posible.




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