La mejor manera de establecer la Cuota de Graduación

La pregunta que se hacen miles de directivas de clases graduandas es cómo definir el monto de la cuota. Lamentablemente, la tendencia que se ha visto durante los últimos años para la cuota de graduación es que cada vez es más alta. Una de las razones es que el costo de vida en PR tiende a subir año tras año y por ende el costo de todo tipo de servicios, incluidos aquellos relacionados con las graduaciones y fiestas de ‘Prom’. 

Lo primero que debemos hacer para establecer el monto de la cuota es definir qué actividades va a realizar la Clase para celebrar su graduación (tales como ‘Prom', ‘class day’, ‘class night’, ‘dance ring’, estadía, viaje, entre otras). Con esto en mente debemos preparar un presupuesto aproximado y dividirlo entre todos los estudiantes. Por ejemplo, si 40 estudiantes en 8vo grado necesitarán un presupuesto aproximado de $25,000 para graduación y ‘class day’, cada estudiante tendría que aportar alrededor de $625. Esos $625 sería la cuota de cada estudiante, pero antes de continuar queremos hacer un paréntesis para definir qué es la cuota y a qué nos referimos con el término. 

Muchas clases graduandas definen la cuota como el monto a pagar en efectivo por cada uno de los estudiantes, este dinero lo ven como algo independiente a las actividades que se hacen para recaudar fondos. Mientras tanto, otras clases graduandas ven la cuota como el monto total del costo de las celebraciones (Prom, graduación, class night, etc.) que le corresponde a cada uno de los estudiantes, que es para nosotros la definición correcta del término y la más justa. Habiendo aclarado el termino podemos proceder a cerrar el paréntesis y exponer las diferentes maneras en que las clases graduandas pueden lograr esa cuota, aquí incluimos tres sugerencias.

1. La opción menos recomendable es que los padres aporten el monto total de la misma de $625.00, según nuestro ejemplo. Dicha cantidad puede dividirse a través de un plan de pago de seis pagos de $90 y un pago de $85, para un total de $625. Antes del 28 de febrero la cuota debería estar salda, ya que es el momento en que se comienza a saldar todo los pagos relacionados a los gastos de graduación. Esta última aseveración es muy poco probable, ya que típicamente los padres comienzan a pagar la cuota en el último semestre. Y, muchos lo hacen, no por irresponsabilidad, más bien para asegurarse que la celebración de fin de año se va a llevar a cabo y todos los planes estén encaminados correctamente. Aunque no es la norma, algunas clases graduandas terminan desintegrándose por problemas en las directivas o simplemente porque los estudiantes no asumieron sus responsabilidades. Las consecuencias de esos padres que entregaron la cuota pudiese ser la pérdida del dinero, si el mismo fue invertido en el local, la orquesto u otro servicio. 
2. Otra opción, utilizada comúnmente, es sufragar los costos de dos maneras: cuota y recaudación de fondos. Siguiendo nuestro ejemplo, los padres podrían costear parte de los gastos a través de una cuota de $300 en efectivo y los restantes $325 a través de  actividades para recaudar fondos. De esta manera se puede reducir la aportación económica de los padres menos de la mitad.
3. Ahora bien, la opción más recomendables es la siguiente: con una buena planificación las clases graduandas pueden llevar a cabo diferentes actividades de recaudación de fondos para sufragar la totalidad del monto ($625, si nos basamos en el ejemplo) y reducir la aportación económica directa a $0. Con una organización efectiva en las campañas de recaudación de fondos esta realidad es muy real, para ello es necesario mantener la motivación y el entusiasmo del estudiantado y sus padres. Recuerde que con esta opción los estudiantes irán reduciendo el monto de su cuota con cada actividad, por ejemplo si Juan vende 2 cajas de chocolates reducirá el monto en $40 pero si Pedro vendió 1 sola caja reducirá el monto en $20. De esta manera, los estudiantes y padres verán reducida su cuota en base al esfuerzo que le dediquen en cada actividad, de una manera justa y trasparente.

En Steps 4 Success siempre les recomendamos a las clases graduandas utilizar la 3ra opción, pues todos sabemos la realidad económica del país. Lo más sensato es reducir la inversión monetaria directa de los padres al máximo y así no afectar ingresos ya comprometidos en el hogar. Esta opción requiriere de una organización efectiva y un alto compromiso de parte de las directivas de padres y estudiantes. Por otro lado, les provee a quienes tengan los recursos la opción de prescindir de las actividades aportando el dinero de su cuota directamente. Esta opción no es la que recomendamos porque esos estudiantes perderían la experiencia de trabajar, sacrificarse y aportar al grupo y ver el resultado de su trabajo recompensado al final del camino en su Prom o su Graduación. Una lección invaluable que les servirá para toda la vida. 

Por último, les recordamos a todos esos padres y estudiantes que no están solos en su encomienda, pues ahora cuentan con la primera y única plataforma informativa sobre recaudación de fondos para clases graduandas, Nuestro Blog ya tiene más 100 artículos que les llevan paso a paso a través de todo el proceso. Y, de surgir alguna duda, no duden en comunicarse con nosotros.